A Defensoria Pública do Estado do Espírito Santo (DPES) atende uma média de 500 mil pessoas por ano e segue com uma demanda crescente. Após a implantação dos sistemas de gerenciamento de filas Totem, e de atividade fim, o Solar, a instituição capixaba tem evoluído a cada dia na assistência jurídica e integral gratuita.
A modernização tem permitido a expansão das atividades com segurança nas informações, pois tudo que ocorre nos atendimentos passam a ficar registrados no sistema, gerando maior credibilidade e eliminando informações desencontradas.
O software permite o acompanhamento completo e detalhado dos assistidos agilizando o serviço prestado pela Defensoria, proporcionando maior eficiência nos atendimentos. O programa possibilita o compartilhamento de informações do início até o final do processo do assistido entre todos Núcleos de Atendimento no estado, dando mais credibilidade a atuação da DPES.
Os atendimentos via sistema já ultrapassam o número de 80 mil no ano de 2018. O total de assistidos registrados no programa é ainda maior, visto que os atendimentos contabilizados até o momento correspondem apenas às informações que foram inseridas no Solar após a implantação do software dentro de cada Núcleo de Atendimento.
O Subdefensor Público-Geral e responsável pela implantação do sistema da DPES, Giuliano Monjardim Valls Piccin, destaca que o software tem sido revolucionário na organização dos núcleos e que tem sido elogiado não apenas por colaboradores e Defensores, como também por assistidos. “No núcleo de Cariacica, por exemplo, antes um assistido demorava até 5 horas entre o momento que recebia a senha e o momento que sentava para passar na triagem. Hoje esse tempo diminuiu para uma média de 20 minutos”, esclarece.
A implantação do Solar foi instituída após uma série de pesquisas e da visita da Defensoria Pública do Estado do Espírito Santo à Defensoria Pública de Tocantins (DPE-TO) em abril de 2017. O software foi cedido gratuitamente a DPES pela DPE-TO e proporcionou uma grande economia de recursos públicos. Defensores, funcionários e estagiários também receberam treinamento e orientação sobre o funcionamento do programa por profissionais de tecnologia da informação da Defensoria Pública de Tocantins.
O Solar permite além da maior celeridade para organização e compartilhamento do andamento de processos e atendimentos, uma maior qualidade ao serviço do Defensor Público, que pode prestar a sua assistência de maneira eficiente, sem perdas de informações e mais próxima do assistido.
Giuliano Piccin, ressalta que o sistema facilita a gestão do gabinete do Defensor. “Ele passa a ter uma agenda online tanto de atendimento quanto de audiência, gerando relatórios para a Defensoria e corregedoria. Com isso, poderemos ter uma ideia muito mais minuciosa do número de atendimentos realizados no Estado, as demandas e procura”, afirma.
A inserção do programa já foi concluída em 11 Núcleos de Atendimento pelo Espírito Santo. Os Núcleos da Enseada, em Vitória, Vila Velha, Cariacica, Serra, Viana, Cachoeiro, Colatina, Marataízes, Itapemirim, Alegre e Alfredo Chaves já utilizam o sistema para agilizar os seus atendimentos e dar mais eficiência ao trabalho da Defensoria Pública do Estado do Espírito Santo.
A implantação do Solar ainda está em andamento no Núcleo Recursal, junto ao Tribunal de Justiça e no Núcleo dos Tribunais Superiores, junto ao Superior Tribunal de Justiça e Supremo Tribunal Federal.
Núcleo de Atendimento de Vitória – Implantação em setembro de 2017
De acordo com a Defensora Pública Cláudia Pessanha Franco, diretora administrativa do Núcleo, o novo sistema trouxe agilidade, objetividade e maior controle para o trabalho dos núcleos de atendimentos da Defensoria. “Nesses pouco mais de seis meses de uso do Solar pudemos comprovar a funcionalidade do sistema. O assistido precisa comparecer cada vez menos aos núcleos de atendimentos e suas vindas são bem mais rápidas e práticas”, explica a Defensora Cláudia.
Núcleo de Atendimento de Vila Velha – Implantação em março de 2018
“É uma ferramenta de inovação e tecnologia que passamos a utilizar. Tínhamos equipamento e máquinas necessários, mas não tínhamos o software de gerenciamento dos nossos atendimentos. O Solar é um avanço para a Defensoria, um salto de qualidade no atendimento ao assistido”, relata o Diretor Administrativo do Núcleo de Atendimento em Vila Velha
Núcleo de Atendimento de Cariacica – Implantação em maio de 2018
Segundo o diretor do Núcleo de Cariacica, Carlos Gustavo Cugini, a nova ferramenta traz segurança à Defensoria Pública e aos assistidos, pois toda consulta ou orientação é cadastrada, facilitando a condução eficiente do trabalho. “Após informados sobre o sistema, os assistidos percebem que o serviço prestado pela Defensoria Pública é sério e que esta busca realmente trazer concretude à voz deles”, esclarece Cugini.
Núcleo de Atendimento de Cachoeiro de Itapemirim – Implantação em Junho de 2018
Segundo o diretor administrativo do Núcleo de atendimento de Cachoeiro de Itapemirim, Bruno Danorato Cruz, o novo sistema permite um grande salto de qualidade no atendimento. “Possibilita um maior intercâmbio de informações entre os núcleos, sendo elas mais rápidas e profissionais, de forma a despertar a credibilidade do assistido, desde o primeiro contato com a DPES, até um outro momento que precisar no futuro”, completa o Defensor Público.
Núcleo de Atendimento de Colatina – Implantação em julho de 2018
Segundo o diretor administrativo do Núcleo de Atendimento de Colatina, Elvio Merlo, as expectativas para a chegada desse sistema são as melhores possíveis. “Esse sistema traz grandes benefícios para o nosso assistido e celeridade para nosso trabalho. Além disso teremos um banco de dados com informações que trarão facilidades na continuidade do serviço prestado ao assistido, que terá um histórico registrado, o que agilizará a sequência do atendimento”.
Núcleo de Atendimento de Itapemirim – Implantação em setembro de 2018
Segundo a Defensora Pública Simone Costa de Rezende, diretora do Núcleo de Atendimento de Itapemirim, o sistema foi aprovado por ela, pelos assistidos, estagiários, servidores e ajudará na organização, facilitando os atendimentos. “Ainda estamos em aprendizado, mas os atendimentos estão mais rápidos, pois as informações dos assistidos e dos processos ficam disponíveis no sistema, com acesso rápido, fácil e eficaz”, relata Simone.
Núcleo de Atendimento de Viana – Implantação em outubro de 2018
Para a diretora administrativa do Núcleo de Atendimento em Viana, a Defensora Pública Rutiléa Dadalto Cabral, a introdução do sistema foi essencial para agilizar as demandas e organizar os agendamentos com mais clareza dentro da comarca. “O Solar permitiu uma maior agilidade para a definição das prioridades para os serviços. É possível agendar normalmente, marcar o atendimento como urgência, isso tudo dentro do sistema. Com isso a prestação do serviço ficou mais ágil”, afirma.
Núcleo de Atendimento de Alegre – Implantação em outubro de 2018
“O sistema permite uma integração maior de informações, contribuindo assim para uma assistência jurídica mais transparente e humanizada”, relata o diretor do núcleo de Atendimento de Alegre, Bernaury Luis Vasconcelos.