Com o intuito de melhorar o trabalho desenvolvido na sede da Defensoria Pública do Estado do Espírito Santo (DPES), a administração começa a implantar um novo sistema operacional nos setores de Compras, Licitações Contratos, Convênios, Fornecimento de Bens e Serviços e Gestão de Frotas. A inovação é mais uma etapa do Projeto Moderniza.
A apresentação, que ocorreu no dia 21 de junho, teve como foco principal o levantamento de requisitos e simulação de uso da nova ferramenta de gestão.
O gerente administrativo da DPES, Sergio Pôncio Costa, explica que com a implantação do sistema nos setores de contratos, convênios, frotas, almoxarifado, patrimônio, compras e recursos humanos, a Defensoria passa a ter um maior controle de tudo que se paga para cada fornecedor. “Contaremos com controles dos prazos, vencimentos de cada contrato dos prazos aditivos, os percentuais aditivados e, acima de tudo, passaremos a ter um módulo de controle de custos. É uma das primeiras entidades do estado a contar com um centro de controle de custos, no serviço público”.
O sistema que está sendo implantado funciona desde a coleta de dados, até a entrega do produto ou serviço adquirido. “Com o sistema de contratos, convênios de fiscalização e controle de custos eu passo a ter essa visão automática dos gastos de cada setor. O sistema de controle de custos vai me dar um painel com informações do consumo, de cada item utilizado em cada núcleo da Defensoria Pública”, completa Pôncio.
Segundo a funcionária da DPES Laila Evangelista Salazar a modernização permitirá uma melhor gestão dos serviços e tarefas realizadas para atender as demandas internas e para o funcionamento eficiente da Defensoria. “Proporcionará a identificação da execução de procedimentos que podem ser otimizados, além do mais, permitirá um grande avanço na gestão dos contratos firmados pelo órgão, diminuindo exponencialmente a possibilidade de perda do prazo para prorrogação dos contratos por exemplo”.
Laila expõe as melhores expectativas para o novo sistema. ”Acredito que será um divisor de águas, depois de estabelecidos os sistemas, após a fase de implantação e abastecimento de dados, ganharemos em celeridade e eficiência, tudo com uma segurança ainda maior”, completa.
Sobre o Projeto Moderniza
O Projeto está implementando tecnologias capazes de propiciar aos Defensores o compartilhamento de informações entre as defensorias e a sede administrativa, sem que seja necessário o deslocamento, mantendo a eficiência e o controle das solicitações.
Essa tecnologia também permitirá aos Núcleos Temáticos acesso integral aos sistemas da Defensoria Pública, além da geração de dados estatísticos para tomadas de decisões a partir do acompanhamento e monitoramento em tempo real das demandas.
Voltado para promover a inovação na melhoria da gestão e dos serviços oferecidos, o projeto foi desenvolvido pela Gerência Técnica Administrativa em parceria com as coordenações e núcleos temáticos da instituição.
Ele prevê ações de modernização em cinco áreas pré-estabelecidas: Gestão de Recursos Humanos, Gestão do Gabinete da Defensoria Pública Geral e Corregedoria, Informatização de Rotinas, Sistema de Atendimento e Administração de Gabinete e Gestão Administrativa Sem Uso de Papel.
Por Raquel de Pinho